Version janvier 2023

La présente politique de confidentialité (« privacy policy ») définit et informe les personnes concernées et les clients (éventuels et existants) de la manière dont GESTCONSULT SRL, ci-après « GESTCONSULT » utilise et protège les informations les concernant qui lui sont transmises et, plus particulièrement mais sans être exclusif, lorsque le client fait appel ou recourt aux services et produits proposés par GESTCONSULT.

La présente politique de confidentialité est susceptible d’être modifiée ou complétée à tout moment par GESTCONSULT, notamment en vue de se conformer à toute évolution législative, règlementaire, jurisprudentielle ou technologique. Dans un tel cas, la date de sa mise à jour sera clairement identifiée en tête de la présente politique. Ces modifications engagent le client dès conclusion du contrat ou demande d’information formulée auprès de GESTCONSULT. Le client est, par conséquent, invité à consulter régulièrement la présente politique de confidentialité, laquelle est disponible sur le site internet gestconsult.be ou sur simple demande.

I.DONNÉES PERSONNELLES

Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) du 14 avril 2016 et la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel , GESTCONSULT vous informe des points suivants :

1.Identité du responsable du traitement
Le responsable du traitement est

SRL GESTCONSULT
Avenue Maréchal Ney 51 bte 11
1420 Braine L’Alleud
BCE 0860 637 250
E-mail. gestconsult@outlook.com

Le responsable de traitement est inscrit auprès de l’ITAA, Institut des Experts-Comptables et des Conseils fiscaux sous le numéro 10.568.148.

Le responsable du traitement déploie ses meilleurs efforts pour veiller à l’exactitude et à la pertinence des données personnelles recueillies et traitées ainsi que pour veiller à ce que celles-ci soient conformes à la réglementation applicable et à la présente politique de confidentialité.

1.Données collectées
GESTCONSULT collecte diverses données personnelles dont :

Langue d’usage, nom, prénom, adresse postale, adresse e-mail, numéro(s) de téléphone fixe et/ou portable, numéro de TVA, numéro de compte bancaire, numéro national, nombre de personnes à charge, statut civil, liste des biens, revenus, prêts, assurances.

En vue de la réalisation des services comptables liés à son activité, GESTCONSULT récolte également toutes les données des clients des clients ainsi que du personnel des clients.

1.Finalités du traitement
Les obligations imposées à GESTCONSULT vis-à-vis des autorités belges, des autorités étrangères ou des institutions internationales, en application d’une obligation légale ou réglementaire, en application d’une décision judiciaire ou dans le cadre de la défense d’un intérêt légitime, notamment, mais pas exclusivement, les lois fiscales (listings TVA, fiches fiscales...) et sociales actuelles et futures contraignent GESTCONSULT à traiter des données à caractère personnel dans le cadre de la mission confiée par le client.

Dans ce cadre, GESTCONSULT est susceptible de traiter les informations personnelles transmises en vue notamment des objectifs suivants :

-Application de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces
a.En application de l’article 26 de la loi précitée, GESTCONSULT est tenu de collecter les données à caractère personnel suivantes
concernant ses clients et mandataires : nom, prénom, date de naissance, lieu de naissance et, dans la mesure du possible, adresse ;

b.En application de l’article 26 de la loi précitée, GESTCONSULT est tenu de collecter les données à caractère personnel suivantes concernant les bénéficiaires effectifs des clients : nom, prénom et, dans la mesure du possible, date de naissance, lieu de naissance et adresse.

Le traitement de ces données à caractère personnel est une obligation légale. Sans ces données, GESTCONSULT ne peut pas conclure de relation d’affaires (conformément aux règles imposées par l’article 33 de la loi précitée).

a.Exécution du présent contrat relatif à des services comptables, fiscaux et révisoraux. Le traitement des données à caractère personnel concerne les données des clients eux-mêmes, des membres de leur personnel, de leurs administrateurs, entre autres, ainsi que des autres personnes, telles que les clients et les fournisseurs, impliquées dans leurs activités.

A défaut de communication et de traitement de ces données, GESTCONSULT n’est pas en mesure de mener à bien la mission qui lui est confiée par le client.

a.Pour servir ses intérêts légitimes et ceux de ses clients (tels que, mais sans y être limité, le marketing direct et les analyses de données.

Dans le cadre des finalités mentionnées précédemment, GESTCONSULT est autorisé à traiter les données à caractère personnel suivantes : prénom, nom, adresse e-mail, données biométriques (copie de la carte d’identité électronique ou du passeport), adresse, numéro d’entreprise, numéro national.

Dans le cadre des déclarations à l’impôt des personnes physiques via Tax-on-Web, les données suivantes sont également traitées : enfants, affiliation à un syndicat ou à une organisation politique, données concernant la santé, ce sur quoi les clients marquent expressément leur consentement en les communiquant à Gestconsult ou garantissent envers ce dernier avoir obtenu les consentements nécessaires des personnes concernées.

GESTCONSULT traite les données à caractère personnel que le client ou ses proches a lui-même/ont eux-mêmes fournies.

GESTCONSULT traite également des données à caractère personnel qui n’ont pas été fournies par la personne concernée, telles que les données à caractère personnel transmises par le client et qui concernent ses salariés, administrateurs, clients, fournisseurs.

Les données à caractère personnel peuvent également provenir de sources publiques telles que la Banque-Carrefour des Entreprises, le Moniteur belge et ses annexes et la Banque nationale de Belgique (Centrale des Bilans).

Les données ne sont traitées que si ce traitement est nécessaire aux fins reprises dans la présente politique de confidentialité.

a.Destinataires
Seul GESTCONSULT est destinataire des informations personnelles communiquées.
Celles-ci, que ce soit sous forme individuelle ou anonymisées, ne sont en aucun cas transmises à un tiers, à l’exception des autorités publiques légalement compétentes, des sous-traitants, prestataires de services externes ou partenaires auxquels GESTCONSULT fait appel dans le cadre de ses obligations légales ou contractuelles ou dans le cadre de la réalisation de son objet social et ce, en vue d’assurer un service complet et adéquat au client.

Ni GESTCONSULT, ni l’un de ses sous-traitants, prestataires de services externes ou partenaires, ne procèdent à la commercialisation des données personnelles des clients de GESTCONSULT.

GESTCONSULT peut également transmettre les données à caractère personnel à la demande de toute autorité légalement compétente ou de sa propre initiative s’il estime de bonne foi que la transmission de ces informations est nécessaire afin de respecter la loi ou la réglementation ou afin de défendre et/ou de protéger ses droits ou ses biens, ainsi que ceux de ses clients ou de la personne concernée.

a.Durée de conservation
Les informations personnelles sont conservées par GESTCONSULT uniquement pour le temps correspondant aux finalités de la collecte telles que reprises ci-avant. En tout état de cause, sauf autre délai de conservation imposé par une obligation légale ou contractuelle, la conservation des données n’excédera pas 10 ans.

a.Droits du client
Le client bénéficie des droits suivants, conformément au règlement européen précité :

• Droit d’accès et de communication des données

Le client a le droit d’accéder et de consulter les données personnelles qui le concernent, conservées par GESTCONSULT. Le client peut également prendre connaissance de la manière dont GESTCONSULT les a obtenues ainsi que les personnes à qui elles sont communiquées.

Compte tenu de l’obligation de sécurité et de confidentialité dans le traitement des données à caractère personnel qui incombe à GESTCONSULT, la demande d’accès et de consultation des données formulées par le client sera traitée sous réserve d’aborder la preuve de son identité, notamment par la production d’une copie électronique ou papier (accompagnée d’une signature) de sa carte d’identité au cours de la période de validité de celle-ci. La demande est, dans tous le cas, gratuite pour le client.

GESTCONSULT peut cependant s’opposer aux demandes manifestement abusives (par leur nombre ou leur caractère répétitif ou systématique, par exemple).

• Droit de rectification des données

Le règlement européen permet au client de demander la rectification, la mise à jour ou encore l’effacement des données qui le concernent et qui peuvent s’avérer inexactes, erronées, incomplètes ou obsolètes.

• Droit d’opposition

Le client a le droit de s’opposer au traitement des données dans les deux situations suivantes :
-lorsque l’exercice de ce droit est fondé sur des motifs légitimes ou
-lorsque l’exercice de ce droit vise à faire obstacle à ce que les données recueillies soient utilisées à des fins de prospection commerciale.

• Droit à l’effacement

Le client a le droit de demander et d’obtenir l’effacement des données qui le concernent détenues par GESTCONSULT.
GESTCONSULT accédera à la demande du client si :

-les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ;
-le traitement des données reposait exclusivement sur le consentement du client et que celui-ci retire son consentement ;
-le client s’oppose, pour des raisons fondées, au traitement.

En tout état de cause, la demande d’effacement peut être refusée par GESTCONSULT si la demande est nécessaire pour l’exercice ou la défense de droits en justice ou pour le respect d’une obligation légale ou contractuelle dans le chef de GESTCONSULT.

• Droit à la portabilité des données

Dans certains cas et pour certaines données le client peut demander à ce que ces données soient transmises à un autre responsable du traitement. Le client peut, dès lors, demander à GESTCONSULT que les données lui soient transmises dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.

• Modalités d’exercice des droits

Les droits précités peuvent être exercés par envoi d’un courrier postal à l’adresse de GESTCONSULT ou par transmission d’un courrier électronique à l’adresse suivante : gestconsult@outlook.com.

a.Délais de réponse
GESTCONSULT accédera à la demande du client par réponse formulée sur base d’un mode identique à celui utilisé pour l’exercice de son droit par le client.

GESTCONSULT s’engage à déployer ses meilleurs efforts pour tâcher de répondre à toute demande d’accès, de rectification ou d’opposition, d’effacement ou toute autre demande complémentaire d’informations dans un délai raisonnable, dans un délai n’excédant en principe pas 1 mois à compter de la réception de votre demande.

Toutefois, il peut arriver en fonction de la complexité de la demande notamment, que le délai de réponse puisse être porté à 3 mois et ce, conformément au règlement européen applicable.

a.Personnes habilitées à consulter les données à caractère personnel
Seul les préposés et gérants de GESTCONSULT sont autorisés à consulter les données à caractère personnel et ce, à l’exception de l’application du point 4 qui précède. Ces personnes ont raisonnablement besoin des données en raison des tâches et missions qui leur sont confiées ou des nécessités liées à l’activité de GESTCONSULT.

a.Prestataires habilités et transfert vers un pays tiers de l’Union Européenne
GESTCONSULT informe, par ailleurs, le client qu’il recourt à des prestataires habilités pour faciliter le recueil et le traitement des données communiquées. Ces prestataires sont en principe situés au sein de l’Union Européenne.

Si des transferts de données ont néanmoins lieu vers un pays tiers de l’Union Européenne, GESTCONSULT se sera préalablement assuré de la mise en œuvre par les prestataires concernés de garanties adéquates et du respect de conditions strictes en matière de confidentialité, d’usage et de protection des données.

a.Plainte auprès de l’autorité compétente
GESTCONSULT forme le vœu que toute difficulté éventuelle liée au traitement des données personnelles se résolve par la voie du dialogue. Cependant, si cela ne peut être le cas, le client a le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données.

L’Autorité de protection des données est située rue de la Presse 35 à 1000 Bruxelles, elle est joignable par téléphone au +32 2 274 48 00 ou par e-mail à l’adresse contact@apd-gba.be.